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山东济南市局(公司)企业流程再造工作纪实


发布者: 来源:本站 更新日期:2018-11-08 01:27:10 人气:0

 

  一台机械能够正常运转,关键在于齿轮的顺畅转动。好的流程就像运转顺畅的齿轮,能够有效推动企业部门、岗位间工作的无缝对接、有效流转。而流程一旦出了问题,工作的推进、企业的发展就会受到制约和阻碍。

  开展企业流程再造,是当前烟草行业克服管理瓶颈、提高管理效率的迫切需要。今年以来,济南市局(公司)以流程再造为总抓手,通过破解思想、制度、执行上的问题,确保工作提速增效,助推企业发展驶上“快车道”。

  受传统观念和思维定式影响,有的员工对流程再造工作重视程度不够,主观上存在一定的偏见和错误思想。

  为了让员工充分理解和认识流程对于加强管理、推动工作、促进发展的重要意义,济南市局(公司)在一季度组织开展了“回归初心再出发”流程再造大讨论,引导员工回归企业标准化建设的“初心”,切实提高对工作流程的重视程度,增强学流程、用流程的行动自觉。

  “以前我总觉得流程建设是内审员负责的工作,跟我没什么关系,但现在我认为流程建设与我们每个人都息息相关,每个人都应是流程建设的参与者。”3月23日,在平阴县局(营销部)组织开展的专题交流研讨会上,政工干事张辉畅谈了他对于企业流程建设的感想和体会。

  针对员工普遍缺乏流程管理相关知识的现状,济南市局(公司)制定了具体的学习培训计划,采取理论知识学习、典型案例分析、实际操作演练等有效方式,让每一名员工都会自己画流程图,都能熟练使用几种流程管理工具。

  “要想让管理优质、高效、低耗、持续地运行下去,就必须运用科学的方法和工具,结合企业发展需要,将各项管理标准化、规范化、流程化……”5月4日下午,济南市局(公司)组织科级以上干部开展流程再造“三随机”培训,办公室副主任刘殿坤正在为大家授课。

  “以前搞企业管理培训,方式相对老套,学习效果也不太理想。这种随机抽取课题、随机抽取授课人、随机抽取点评人的‘三随机’方式,使每个人都打起了精神,课前深入学习、认真备课,课上仔细听、认真记,确保讲课和点评能够精准到位,效果真的不错,我很喜欢这样的培训方式。”刘殿坤对“三随机”培训赞不绝口。

  为确保培训的针对性和实效性,济南市局(公司)还组建了“流程再造”微信群,开通了热线电话,明确专人对员工学习中遇到的疑难问题给予解答,确保每名员工真正学懂、弄通。

  “有些流程程序复杂,没有考虑到实际操作情况,导致做的跟写的不一致,很多都被束之高阁。”

  “有些流程长时间没有更新,已经不符合现实工作需要了,亟须进行更新完善。”

  在历下区局(营销部)4月10日下午召开的流程问题分析会上,不少人就以往流程建设中存在的问题谈了自己的看法。

  查摆问题是流程再造的关键一环。只有找出工作流程上的问题和短板,进行针对性的修订和完善,才能让流程真正可操作、可运用、可落实。

  为此,济南市局(公司)部署开展了“流程诊断”工作,通过个人自查、部门确认、单位审核的三级审核制度,对每个岗位的工作流程、流程节点、关键指标、资源支撑等方面存在的问题进行查找分析,并先后组织开展了两次专题培训会,确保把流程问题真正查清、查准、查透。

  “大家都拿到表格了没?下面我和大家说说怎样填表。”5月2日,在济南市局(公司)办公室的部门会议上,文字秘书王金鸣正在教大家如何填写岗位流程节点说明表。

  岗位流程节点说明表是查找流程问题的突破口。每名员工对照自己的岗位职责,将本职工作中的每个流程名称、流程节点和持续时间进行一一填写,作为问题查摆的重要依据,为下一步流程的优化打下基础。

  “真是不写不知道,一写吓一跳。以前不觉得工作流程有什么问题,在写的过程中才发现有些工作时间是可以压缩的,有些工作步骤是可以省略的……”济南市局(公司)办公室文档管理员李雅琳感慨地说。

  通过流程诊断,济南市局(公司)查找流程问题涉及7大方面77个类型,具体问题300余条。

  针对这些问题,他们围绕“以我为主、全员参与、写我应做、做我所写”的工作思路,借助精益工具和方法,对工作流程进行全面调整和完善,让一线员工亲自编制操作岗位SOP和责任清单、负面清单,真正做到让用流程的人来写流程。

  “为确保流程的合规性和实用性,我们制定了严格的审查制度,特别是对营销、专卖、配送、财审四大核心业务和关键领域,组织开展集中评审,广泛征集基层单位和相关部门的意见建议,坚持时间服从质量的原则,成熟一个发布一个。”济南市局(公司)综合计划处处长高中昌介绍说。

  “线日,在天桥区政务服务中心烟草窗口,刚刚提交完烟草专卖零售许可证申请材料的商户仲超有点不敢相信自己的耳朵。天桥区局证件管理员李俊英笑着点点头,告诉仲超只需在家等候,许可证办好后会第一时间寄到他的手上。

  “我们对行政许可办理工作进行了流程再造,在向证件管理员充分授权、做好便民公示的基础上,在提交环节实行免填申请表、免交申请材料复印件,对当场不能办结的申请实行邮寄送达,让申请人‘只跑一次腿’。”天桥区局(营销部)局长、经理段凤山介绍说。

  在优化升级业务工作流程的同时,济南市局(公司)还将流程建设与从严治党紧密结合,对党建工作流程进行优化完善,旨在充分发挥基层党小组前沿阵地作用,激活党组织“神经末梢”。

  为加强基层党小组建设,济南市局(公司)紧密结合基层实际,对基层党小组工作流程和工作内容进行了修订和规范,形成了“每月一次点评、运用两种工具、突出三项工作”的“123”党小组工作法,使党小组工作标准可对比、可量化、可考核,推动党建工作有效落实。

  “‘123’党小组工作法就像一本党建工作的说明书。以前基层党小组的党建工作干什么、怎么干没有统一标准,现在通过这个工作法就全都解决了,既简单明了,又实用管用。”历城区局(营销部)党支部第五片区服务部党小组组长张占占这样说。

  流程再造工作开展以来,“遵循流程工作,按照流程办事”已在济南市局(公司)蔚然成风。通过对流程进行重造,企业各项工作程序逐步精简,工作标准更加科学,更加符合当前转型发展的形势需要。

  “行百里者半九十。目前取得的成果还是初步的,下一步我们将持续发挥流程再造对于企业发展的‘加速器’作用,推进各项工作基础全面夯实,工作效率和质量全面提升。”济南市局(公司)党委书记、局长、总经理宋洪润对企业流程再造充满信心。


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